Manual do Expositor / Patrocinador

Preparamos este manual para que tudo saia nos conformes durante o Gaia Longevidade. Ele reúne o regulamento, cronogramas e orientações para expositores, patrocinadores e seus contratados.

VINHEDO PLAZA HOTEL

Av. Independência, 4111 — Pinheirinho — Vinhedo/SP

Inaugurado em 2006, o hotel fica a cinco minutos do centro de Vinhedo, com acesso rápido e fácil à rodovia, e proporciona completa infraestrutura em eventos e hospedagem.

Um café de boas-vindas para expositores, palestrantes e autoridades dará início ao evento no foyer próximo à sala de palestras, às 8h — um bom momento para networking. Em seguida, às 8h05, será formada a mesa com as autoridades para a abertura oficial.

• Dia: 11/09/2025 — Sexta-feira
• Ocupação: transporte de materiais e mercadorias menores e finalização da decoração.
• Horário: das 16h00 do dia 11/09 até 7h30 do dia 12/09, impreterivelmente.
• Acesso de carga: Rua Afonso Ferragut, 150. Solicitar liberação do portão pelo interfone. A recepção terá a lista de expositores autorizados.

• Dia: 12/09 — Sábado
• Ocupação: desmontagem da decoração e transporte de materiais para desocupação total do estande.
• Horário: das 20h às 23h, impreterivelmente.

Durante a noite, a área dos expositores permanece fechada ao público externo. Ainda assim, estandes, bens, produtos e pessoas a serviço dos PATROCINADORES / EXPOSITORES não estão cobertos por seguros, ficando sob sua responsabilidade exclusiva.

A organização do evento não se responsabiliza por danos, furtos ou prejuízos durante montagem, realização e desmontagem, incluindo convulsão social, roubos, sabotagem, interrupções de energia, água, telefone, internet ou sinistros de quaisquer espécies.

São de total e exclusiva responsabilidade do EXPOSITOR todos os encargos de natureza fiscal, sanitária, trabalhista e previdenciária decorrentes de sua atividade no local do evento.

• Enviar à organização (WhatsApp (19) 3846-6744) a lista com o nome do responsável e dos colaboradores até quinta-feira, 04/09.
• O hotel não permite furos, adesivos, fitas ou colas nas paredes. Banners e painéis são de responsabilidade do expositor, que deve providenciar os suportes.
• O hotel disponibiliza 6 suportes de banner para locação — falar com Ana Paula ou Giovana no comercial: (19) 99713-5976.
• Não é permitido consumir alimentos e bebidas trazidos de fora. O hotel oferece: copo de água (R$ 3,80), galão de água (R$ 45,00), garrafa de café (R$ 30,00), máquina de café e cápsulas Dolce Gusto — sujeitos à disponibilidade, confirmar com Carolina.

O hotel dispõe de tomadas nas voltagens 110V e 220V.

Todos os estandes contarão com ponto de energia no próprio estande ou bem próximo dele. Cabe ao expositor providenciar extensão, caso necessário, para acessar os pontos de energia.

Na entrada do Foyer, a equipe de ORGANIZAÇÃO estará disponível para a entrega de pastas e crachás de PALESTRANTES, EXPOSITORES, INSCRITOS e NOVAS INSCRIÇÕES, além da coleta de alimentos destinados ao Fundo Social de Solidariedade de Vinhedo.

No Foyer e nas salas Brasil / Alemanha / Espanha, os expositores terão seus espaços demarcados provisoriamente no chão. Os espaços, com tamanhos variados, são separados por pranchões revestidos de tecido preto de 2,2 m, com uma ou duas cadeiras conforme o tamanho.

• O expositor pode distribuir materiais digitais e, quando houver kits promocionais e brindes, estes devem estar embalados e higienizados.
• As manifestações se limitam à área de cada estande. Não é permitido usar áreas de circulação, nem colocar cartazes, mesas, cadeiras, máquinas ou adesivos em colunas e paredes do local.
• Distribuição de brindes, amostras e folhetos: até 2 metros à frente do estande.
• Sorteios são permitidos, desde que limitados ao estande.

Agradecemos a sua participação e nos colocamos à disposição para esclarecer dúvidas e garantir o pleno sucesso do evento. Vida longa a todos!